Du manuel à l’automatisé : comment un logiciel d’imposition permet de gagner 80 % de temps de préparation
Entretien entre Infigo et Ultimate Tech
Préparez-vous encore vos fichiers manuellement dans InDesign ? Julie Watson, PDG d’Ultimate Tech, explique comment l’automatisation moderne de l’imposition et de la finition permet aux imprimeurs de gagner jusqu’à 80 % de temps de préparation, avec un retour sur investissement immédiat.
Dans cet entretien informel, découvrez comment automatiser la préparation des fichiers, de l’impression en ligne à la finition, pourquoi l’automatisation n’est pas réservée aux grandes imprimeries et des stratégies concrètes pour faire face à la hausse des coûts et à la pénurie de main-d’œuvre. Apprenez comment la connectivité JDF élimine la préparation manuelle des équipements de finition et bénéficiez de conseils de mise en œuvre rapides pour démarrer en quelques heures seulement, et non en plusieurs mois.
Idéal pour les imprimeurs commerciaux, les transformateurs d’étiquettes et les fournisseurs de grand format qui souhaitent optimiser l’utilisation de leurs équipements et de leur personnel existants.
Présentation des solutions d’automatisation d’impression d’Ultimate Tech
Deuxième jour de Printing United : discussion informelle de l’après-midi. Je suis en compagnie de Julie, PDG d’Ultimate Tech. Julie, merci de vous joindre à moi.
Merci à vous de m’accueillir.
Bienvenue à cette discussion informelle. Pourriez-vous vous présenter ?
Oui, je suis Julie Watson, PDG d’Ultimate Tech. Je représente la deuxième génération à la tête d’Ultimate Tech. Notre entreprise a été fondée en 1989 et nous nous spécialisons dans les logiciels d’automatisation de l’imposition, de l’imbrication et de la finition.
Waouh ! Deuxième génération ! Vous prenez donc les rênes et menez l’entreprise. Formidable ! Julie, notre partenariat est encore récent. Je pense que nous partageons un grand enthousiasme quant à l’orientation que nous donnons à nos projets. Comment collaborons-nous actuellement et quel est votre avis sur notre partenariat concernant les logiciels d’imposition pour l’impression commerciale et numérique ?
Vous savez, votre système permet aux clients de créer des fichiers en ligne et de passer leurs commandes. Or, nombre de ces commandes concernent des tirages courts ou des impressions numériques, et il est impossible de préparer ces fichiers manuellement en coulisses. Ainsi, lorsque vous collectez ces fichiers en ligne, vous souhaitez automatiser de manière fluide l’ensemble du processus, de l’impression à la finition. L’objectif est de traiter un maximum de commandes avec un minimum d’interventions manuelles, et c’est précisément ce que notre solution permet à nos clients de faire.
Réduire le temps d’intégration grâce à l’automatisation de la finition : fantastique ! Pourriez-vous m’en dire plus sur votre solution ? Lors de mes recherches sur la technologie, j’ai constaté que votre gamme de produits est très diversifiée.
Parlez-nous un peu plus de ce qu’Ultimate Tech apporte au marché. L’imposition est bien sûr un élément crucial de l’impression en général. On la retrouve un peu partout, disséminée dans différentes solutions. Notre différence, c’est que pour nous, c’est notre cœur de métier.
C’est notre expertise principale et nous avons 37 ans d’expérience dans ce domaine. Nous avons développé un outil très puissant et évolutif, basé sur une infrastructure technologique moderne pour pérenniser la production. Il permet d’automatiser les tâches fastidieuses d’imposition, d’imbrication et de finition, afin que vos équipes puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’objectif est d’automatiser au maximum ces processus. C’est un outil flexible, applicable à différents secteurs : livres commerciaux, mailings, étiquettes, grand format, emballages numériques. Il permet de centraliser le flux de travail sur une grande variété d’équipements.
Fantastique. Et pour la finition, comment ça se passe ? Vous récupérez les données machine et les transférez dans le flux de production ? Comment ça fonctionne ? Notre flux de production est vraiment axé sur les données. Il s’agit donc de partir des données de la commande client, probablement dans le système Infigo, jusqu’à la fiche d’information. Nous préparons les fichiers prêts pour l’impression et les envoyons à l’imprimeur. Si vous avez des fichiers de découpe ou d’embellissement, nous les acheminons également.
Compris.
Et puis, nous allons même intégrer la connectivité JDF pour supprimer la préparation manuelle des équipements de finition. Ainsi, lorsqu’une pièce arrive sur l’équipement de finition, il suffit de scanner un code-barres : la machine se configure automatiquement et lance la finition.
Waouh ! Cela simplifie énormément les choses. On élimine beaucoup de tâches répétitives, ce qui permet aux clients de se concentrer sur la qualité et d’assumer davantage de responsabilités au sein de l’usine. D’ailleurs, beaucoup de nos clients nous disent que l’automatisation contribue à la satisfaction de leurs employés et facilite le recrutement, car ils savent que ces derniers effectueront un travail à valeur ajoutée, et non des tâches ingrates.
C’est vraiment intéressant. J’allais justement vous poser la question. Je viens d’y penser : le recrutement et l’intégration des nouveaux employés. J’imagine que cela signifie que les coûts de formation et d’intégration sont réduits grâce à la technologie. N’est-ce pas ?
Exactement. Donc, en réduisant légèrement les tâches administratives, le logiciel devient en quelque sorte le cerveau des opérations. Et oui, cela vous aide vraiment à vous adapter : si quelqu’un est en vacances ou malade, la production ne s’arrête pas, et c’est ce qui compte. De plus, partout dans le monde, nos clients nous disent qu’ils ne trouvent pas de personnel. C’est donc un problème critique, et je suis convaincu que la technologie et les logiciels comme nos solutions peuvent contribuer à l’atténuer.
Fantastique. D’accord. Euh…
Défis de l’industrie de l’imprimerie : hausse des coûts et problèmes de personnel
Notre partenariat n’en est qu’à ses débuts. Qu’est-ce qui vous enthousiasme le plus dans ce que nous pourrions potentiellement accomplir ensemble et dans ce que nous avons déjà commencé à faire ?
Eh bien, tout repose sur la connectivité. Il s’agit de systèmes ouverts, interopérables et parfaitement compatibles. Je pense qu’il est essentiel pour des fournisseurs comme nous de travailler sur ce point afin que les clients puissent utiliser nos solutions de manière toujours plus intuitive. La prise en main est facile et le processus simplifié. Beaucoup de clients pensent encore que les logiciels sont complexes et nécessitent un apprentissage, mais ce n’est plus le cas. Quelques heures de formation en ligne suffisent pour configurer notre solution. Quant à la vôtre, grâce à notre intégration, elle est prête à l’emploi.
Ce n’est donc pas aussi intimidant qu’il n’y paraît. Alors, mon conseil aux clients serait de se lancer, tout simplement. Les entreprises comme la vôtre et la nôtre sont là pour accompagner, former et soutenir leurs clients. Donc, vous savez, il n’y a aucun problème.
Optimisation du retour sur investissement des équipements grâce à l’intégration logicielle
Oui, super. Alors, quels sont les principaux défis que vous avez rencontrés cette année ?
Eh bien, nos clients sont confrontés à une hausse des coûts dans différents domaines et régions, pour diverses raisons. Le recrutement est également un problème majeur. Ils cherchent aussi à automatiser leurs processus, à optimiser l’utilisation de leurs équipements existants et à accélérer la production. Ce sont des sujets sur lesquels ils travaillent.
C’est un point essentiel que j’aborde avec nos clients dès leur arrivée. La question initiale est : « Utilisez-vous la solution d’impression en ligne d’Infigo pour générer de nouveaux revenus ou pour améliorer la rentabilité de vos revenus existants en automatisant le processus ?» Actuellement, nous constatons une nette préférence pour la seconde option. Nous devons automatiser les opérations génératrices de revenus existantes afin d’améliorer leur rentabilité. C’est donc clairement une priorité pour nous deux et nous pouvons y contribuer énormément. On va dans la bonne direction, je suppose.
Solutions d’automatisation grand format et d’étiquetage
Récemment, nous avons organisé notre tout premier think tank, animé par Ray de votre équipe et Paul d’Infigo, à Londres. Je n’ai eu que des retours positifs de la part de nos clients participants. C’est un modèle que nous souhaitons développer, car il ne s’agit pas d’un événement commercial, mais d’un événement pédagogique. L’objectif est d’informer et de faire comprendre aux participants ce que nous pouvons faire, ce qu’ils peuvent accomplir, non seulement grâce à nos technologies, mais aussi en les combinant.
De même, je pense qu’en tant qu’éditeurs de logiciels du secteur de l’impression, nous avons une réelle responsabilité de sensibiliser davantage aux avantages de la technologie. L’avenir de l’impression repose en grande partie sur la technologie. On pourrait parler d’IA, bien sûr, mais il y a aussi l’automatisation des processus, la robotique ; tout cela constitue, à mes yeux, une pile technologique. Si nous parvenons à le démontrer et à sensibiliser davantage le secteur de l’impression à ce sujet, nous rendrons l’ensemble de l’industrie plus compétitive. Ce type de groupe de réflexion est donc essentiel pour sensibiliser le public et revêt une importance capitale. De plus, si l’on souhaite attirer les jeunes générations dans les imprimeries, il est indispensable de proposer des technologies, car elles sont attirées par elles. C’est donc un point très important.
Oui, c’est une question intéressante. On nous demande souvent si nous pouvons nous intégrer à tel ou tel système. Il faut parfois être sélectif, et c’est un aspect de notre croissance dont nous sommes fiers : nous veillons à collaborer avec les meilleurs partenaires. Je pense que des événements comme ce groupe de réflexion prouvent que nous choisissons les bons partenaires. C’est un réel plaisir de réaliser des intégrations mutuelles et de développer ce partenariat, car il y a une forte synergie entre notre vision et la direction que nous suivons pour aider nos clients. Espérons que ce groupe de réflexion se multiplie.
C’est ce que nous souhaitons voir se développer. Nous voulons étendre leur portée à l’international et, je sais, nous avons des projets pour impliquer davantage de clients. L’objectif est d’en tirer le meilleur parti.
Démystifier les idées reçues sur l’automatisation de l’impression
Je comprends que vous vous diversifiez un peu plus et vous avez mentionné précédemment les étiquettes et le grand format. À quoi cela ressemble-t-il ?
Le produit est-il spécifique à ce marché ou s’agit-il du même produit, mais suffisamment flexible ? Comment cela se présente-t-il ?
D’accord, c’est le même produit, mais il est modulaire. Vous pouvez donc l’utiliser uniquement pour le grand format, uniquement pour les étiquettes, ou pour tout. Vous pouvez ainsi commencer par ce segment avec des fonctionnalités limitées.
Il est facile à apprendre et à prendre en main. Cependant, nous constatons, notamment dans le domaine des étiquettes et du grand format, qu’une grande partie du travail est effectuée manuellement.
Je ne compte plus le nombre de clients que nous avons rencontrés qui nous ont dit créer des mises en page dans InDesign, mais que leurs équipes n’avaient pas le temps de faire autre chose. C’est vrai. Nous sommes là pour simplifier les choses. Automatisons ! Le retour sur investissement sera immédiat. Autrement dit, si nous pouvons faire gagner 80 % du temps à une personne, le prix des logiciels est totalement dérisoire. Le retour sur investissement est donc rapide.
Euh, à mon avis, c’est une évidence. Et je pense vraiment que, vous savez, pour beaucoup de ces clients qui veulent augmenter leurs profits en fin d’année, l’automatisation est essentielle. Je veux dire, fini la préparation manuelle des fichiers, s’il vous plaît ! Surtout si ces fichiers proviennent d’un système d’impression en ligne : tout doit être automatisé. Aujourd’hui, il n’y a aucune raison pour que ces tâches ne puissent pas l’être : nous avons la technologie et la puissance nécessaires. Qu’il s’agisse d’imbrication, de livres, de brochures, de motifs répétitifs, tout peut être automatisé. Pensez-vous que cela soit dû en partie à la peur de l’adaptation et du changement, ou est-ce plutôt une question financière ? Les gens se disent-ils simplement : « On a toujours fait comme ça, on en connaît le coût, et le prix des logiciels va peut-être augmenter. » Qu’en pensez-vous ?
Vous savez, je pense que c’est une combinaison de facteurs. On a toujours fonctionné comme ça, c’est certain. Cette pratique a toujours été courante dans notre secteur, mais maintenant, on n’a pas le choix, il faut changer. Du coup, on cherche des solutions. Je pense aussi qu’il y a un manque de sensibilisation, même si on sait que des solutions existent. En participant à ces salons professionnels, on peut découvrir toutes les technologies qui peuvent aider notre entreprise. Et puis, oui, c’est de la gestion du changement, n’est-ce pas ? Il s’agit d’introduire de nouvelles technologies, d’apprendre à les utiliser, de faire en sorte que l’équipe les utilise, et nous pouvons faciliter ce processus.
Mesure du retour sur investissement et des indicateurs de performance de l’automatisation de l’impression
Quand on entend le mot « automatisation », on le retrouve partout, dans tous les salons professionnels auxquels nous participons.
Selon vous, quelle est la plus grande idée fausse à ce sujet ?
La plus grande idée fausse concernant l’automatisation, c’est qu’elle est réservée aux grandes entreprises, car elles disposent d’une grande équipe interne pour la gérer. En réalité, l’automatisation est accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Son but est justement de vous aider à réduire vos tâches, et non à en créer de nouvelles. Vous n’avez donc pas besoin d’une grande équipe de développement pour automatiser vos processus. Vous pouvez par exemple mettre en place une solution clé, intégrée comme la nôtre, pour démarrer rapidement, vous former et gagner du temps.
Je pense donc qu’il y a une petite méprise. Qu’en pensez-vous ? On observe un véritable changement culturel avec l’automatisation. Sur certains marchés régionaux, il y a une plus grande détermination et une réelle volonté de la mettre en œuvre. Lors d’une de nos précédentes discussions informelles, j’ai parlé d’un de nos clients américains. Ce n’est pas une grande entreprise, mais le propriétaire avait une vision et une détermination sans faille. Il disait : « On va y arriver, parce qu’on est une petite structure et qu’on doit y arriver.» Et je pense que ce changement de mentalité, cette conviction que l’automatisation va nous être bénéfique, est essentiel. Sur d’autres marchés régionaux, on constate plutôt une préférence pour une vérification manuelle. On veut que quelqu’un télécharge les fichiers manuellement pour les vérifier, et il y a comme un manque de confiance dans la qualité des illustrations ou du rendu final. Mais là encore, on en revient à ce que vous disiez plus tôt : c’est une habitude, une peur de l’innovation. On observe donc les deux points de vue. Nous avons, je suppose, notre objectif commun et celui de tous nos partenaires : instaurer la confiance dans le fait que l’automatisation est la voie à suivre. Comme vous l’avez dit, ce n’est pas seulement pour les grandes entreprises ; c’est même probablement encore plus important pour les petites, car elles n’auront pas la même capacité à employer autant de personnes talentueuses. Voyons comment améliorer tous ces processus. J’ai une initiative avec HP qui consiste à analyser les points de contact. Concrètement, nous traçons une ligne au milieu d’une feuille de papier et, de la prise de commande jusqu’à la livraison du produit fini au client, nous recensons chaque point de contact. Ensuite, nous superposons ces points de contact dans Figos et nous les barrons au stylo rouge pour identifier ceux que nous pouvons supprimer. J’ai vu le nombre de points de contact passer de 30 à seulement sept. Il faut faire confiance à la technologie et au processus, et vous en récolterez les fruits.
Oui. C’est donc une situation délicate. Nous devons continuer à diffuser ce message.
Mais c’est ce que notre entreprise, votre entreprise et d’autres doivent sans cesse promouvoir. Exactement.
Démarrez dès aujourd’hui avec l’automatisation des flux d’impression
Existe-t-il des indicateurs clés de performance (KPI) ou des mesures spécifiques que vous mettez en avant auprès d’un client pour lui dire : « Regardez, vous devez examiner ces éléments dès les premières étapes afin de valider un achat ou une mise en œuvre.» Vous avez mentionné précédemment le retour sur investissement du remplacement d’une personne ; il est presque immédiatement visible. Utilisez-vous d’autres mesures ?
Absolument. Je pense que le temps consacré aux tâches représente un coût énorme au final. On ne le voit pas toujours. Ce n’est pas toujours évident, mais c’est bien réel.
Bien sûr, cela permet de réduire les déchets, d’économiser sur les supports, de gagner du temps, d’accélérer les délais de production et d’expédier davantage de commandes par jour. Cela se traduit par une augmentation du chiffre d’affaires en fin d’année. Tous ces éléments contribuent au retour sur investissement.
Nos clients affirment que notre logiciel les aide à optimiser leur production. Il leur permet notamment de proposer l’impression le jour même, l’impression SLA, etc. Tous ces avantages leur permettent d’obtenir plus de travail et d’être plus rentables.
J’imagine donc qu’ils constatent rapidement les résultats, n’est-ce pas ? Comme vous l’avez dit, la configuration et la formation ne prennent que quelques heures.
Oui. Et le lendemain, c’est quasiment opérationnel, pas vrai ?
Exactement. Donc, le logiciel ne représente certainement pas la part la plus importante de l’investissement.
Et lorsqu’on aborde l’automatisation de la finition, on ne peut automatiser que ce que l’appareil permet. Investir dans des équipements de finition intelligents, performants et dynamiques est donc évidemment important, mais cela représente aussi un certain investissement.
Cependant, en intégrant cela au flux de travail, on peut en retirer des avantages considérables.
Se lancer dès aujourd’hui dans l’automatisation des flux d’impression
Pour les imprimeries qui débutent leur parcours d’automatisation, quel est votre principal conseil ?
Commencez dès aujourd’hui. Oui. On dit que le meilleur moment pour automatiser, c’était il y a 10 ans, et le deuxième meilleur moment, c’est aujourd’hui. Alors n’attendez pas. On ne peut plus attendre, n’est-ce pas ? Alors, au travail !
Merci beaucoup, Julie. C’était un plaisir de vous parler.
Merci !